Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: RP-Karmi Oy
Y-tunnus: 0947000-9
Postiosoite: Valssarintie 2, 70900 Toivala
Käyntiosoite: Valssarintie 2, 70900 Toivala
Verkkosivut: www.rp-karmi.fi
RP-Karmi Oy toimii rekisterinpitäjänä käytössä oleville asiakasjärjestelmille.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Jonna Myllykangas
Osoite: Valssarintie 2, 70900 Toivala
Muut yhteystiedot: info@rp-karmi.fi
3. Rekisterin nimi
RP-Karmi Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri
Käsittelemme rekisterissä yhteistyökumppaneidemme, asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja.
4. Henkilöstötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen sekä niiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakassuhteiden sekä palveluiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, maksujen valvontaan ja perintään, palvelusisällön todentamiseen, tilastointiin sekä asiakasviestintään. Tietoja voidaan käsitellä markkinointiin ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä siihen liittyviin rekisterinpitäjän ja kolmansien osapuolten oikeutettuihin etuihin kuten asiakassuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden (kuten palvelujen toimittaminen, laskutus ja energian kulutuksen mittaaminen) täyttämiseen.
Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietoja käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkinalakia, energiatehokkuuslakia ja henkilötietolakia. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisterinpitäjän asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:
- perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero tai muu yksilöivä tunniste)
- yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
- yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot)
- asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot ja asiakasviestintä sekä asiakaskontaktit)
- palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot)
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Joidenkin yllä kuvattujen tietojen (kuten rekisteröityä koskevat perustiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot) antaminen on edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lakisääteiset velvoitteet myös edellyttävät rekisterinpitäjää keräämään rekisteröidystä joitain tietoja (kuten laskutustiedot). Näiden tietojen antamatta jättäminen tai keräämisen estäminen voivat estää tai hankaloittaa rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamista. Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla kuitenkin oikeus kieltää tiettyjen tietojen kerääminen ja käsittely.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
- rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa rekisterinpitäjän asiakkaaksi
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
7. Henkilöstötietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilöstötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän alihankkijoille (lähinnä laskutustiedot) ja viranomaisille lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
RP-Karmi Oy:n tietojärjestelmät sijaitsevat palosuojatuissa ja lukituissa tiloissa. Tilaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Järjestelmien käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojärjestelmistä otetaan varmuuskopioita päivittäin.
Tietoihin on käyttöoikeus vain RP-Karmi Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. RP-Karmi Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista henkilöstötietojen salassapitoon.
Manuaalinen aineisto säilytetään ko. tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistointitiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan RP-Karmi Oy:n henkilöstöllä ja ne pidetään lukittuina muulloin kuin toimiston aukioloaikoina.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2 ilmoitetulle rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia häntä koskevien tietojen korjaamista, jos hän huomaa tietojensa olevan virheellisiä tai puutteellisia.
Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2 ilmoitetulle rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Korjauspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ilmoittamalla kiellosta ottamalla yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettuun rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Kielto-oikeus ei koske henkilöstöviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista, pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista sekä saada henkilötietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen tietosuoja-asetuksessa mainituissa tilanteissa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettuun rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.
13. Muuta
Rekisterinpitäjän noudattamat henkilöstötietojen tallennusajat perustuvat rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitolakiin, rekisterinpitäjän ja henkilöstön väliseen sopimukseen sekä siitä henkilöstölle ja rekisterinpitäjälle johtuviin oikeuksiin ja velvoitteisiin.